З викликів до можливостей: як війна змінила підходи до управління кадрами в громадах

Війна значно вплинула на діяльність органів місцевого самоврядування, викликавши серйозні зміни в їхній роботі. Однією з найважчих проблем стала масова міграція населення, що спричинила критичний дефіцит кадрів, особливо в сільських громадах. Як місцеві органи влади долають цю проблему та які рішення вони змушені шукати, розповіла в інтерв'ю Mind керівниця робочої групи з управління людськими ресурсами Програми "U-LEAD з Європою" Тетяна Коробка.

Як збройний конфлікт вплинув на кадрову ситуацію в органах місцевого самоврядування в Україні?

- Введення воєнного стану суттєво вплинуло на ситуацію з кадрами в органах місцевого самоврядування (ОМС). Масова міграція населення призвела до гострої нестачі фахівців, особливо в сільських громадах. Бажання убезпечити себе та родину змусило багатьох українців покинути свої домівки.

Хоча деякі співробітники ОМС можуть виконувати свої завдання віддалено, значна частина професій, зокрема в соціальній сфері та комунальних службах, вимагають особистої присутності на робочому місці. Це ускладнює функціонування громад.

Масовий відтік кадрів призвів до виникнення численних вакансій, які органи місцевого самоврядування прагнуть заповнити висококваліфікованими фахівцями. Варто підкреслити, що війна змінила пріоритети та створила попит на нові професії. Зокрема, зараз особливо затребувані архітектори, менеджери проєктів і спеціалісти зі знанням іноземних мов для співпраці з міжнародними партнерами та донорами, а також для написання проєктних заявок.

Раніше ці спеціалісти не були так затребувані, але на сьогодні статистика демонструє зовсім іншу динаміку. Наприклад, у квітні цього року на одному сайті з працевлаштування було розміщено понад 110 000 оголошень, що майже на 5% більше за попередній рекорд, зафіксований у вересні 2023 року.

Яких дій повинні вживати громади для залучення та утримання професіоналів? Які засоби мотивації варто застосовувати?

- Зараз складається така ситуація, коли працівників треба шукати всіма можливими способами: через сайти з працевлаштування, центри зайнятості, оголошення про пошук фахівців і формування кадрового резерву. Це має бути системна робота, спланована на рік.

Один із ключових стратегічних кроків для вирішення проблеми нестачі працівників - оновлення традиційної кадрової політики в громадах. Термін "кадри" вже вважається застарілим. Сучасний підхід передбачає створення відділів управління персоналом, які не лише здійснюватимуть найм, але й забезпечуватимуть навчання та розвиток співробітників.

Зрозуміло, що невеликі сільські або селищні громади, а також маленькі юридичні фірми, що складаються з 12 осіб, можуть стикатися з труднощами у створенні повноцінного відділу управління персоналом. Проте, можливо мати в штаті одного спеціаліста, який займатиметься цими питаннями. Ця людина може працювати над створенням позитивної робочої атмосфери, аналізувати поточну ситуацію та передавати важливу інформацію керівництву. Такий підхід сприяє клієнтоорієнтованості та гнучкості організації.

Моя щира рекомендація для громад - запроваджувати сучасні HR-інструменти, які ефективно функціонують не лише у бізнес-сфері, а й у місцевому самоврядуванні. Це включає новаторські підходи до проведення співбесід, онбордингу (систематичного ознайомлення нових співробітників із завданнями та правилами організації) та адаптації.

Яким чином ці інструменти сприяють активній участі працівників у робочому процесі?

Основна мета використання бізнесових HR-практик - створення таких умов, щоб працівники не прагнули шукати кращої долі в інших громадах. Вони мають думати так: у моїй громаді ми працюємо над створенням дружнього колективу та розробкою внутрішніх політик, спрямованих на відновлення економіки. І зрештою я можу самореалізуватися тут, у себе вдома.

Зрештою, високий рівень заробітної плати - це не єдиний стимул для працівників. Важливі також зручні умови роботи, можливість кар'єрного розвитку та відчуття участі в значущих проектах.

Звісно, існує безліч методів для мотивації працівників. Матеріальні стимули, такі як премії та бонуси, безперечно, мають значення. Однак не менш важливими є й нематеріальні способи заохочення: визнання досягнень, можливості для професійного розвитку та навчання, а також персоналізований підхід до кожного члена команди.

Пропоную громадам переглянути свої колективні угоди та включити додаткові заохочення. Саме відчуття комфорту та підтримки є тим, що зараз особливо важливо для працівників. Забезпечуючи безпечне та доброзичливе робоче середовище, ми зможемо стимулювати наших співробітників повертатися з-за кордону.

- Як найбільш ефективно донести до потенційних працівників, що компанія бачить у них не просто ресурс, а цінного члена команди?

- Сучасний підхід до управління людськими ресурсами передбачає, що кожен працівник - це діамант, який на своєму місці виконує свою функцію. Працівник повинен розуміти, куди він іде, для чого, які в нього перспективи та можливості для розвитку як професіонала й особистості.

Місто Суми, липень 2024 року

Вирізнитися та зацікавити потенційного працівника допоможе змістовне оголошення про вакансію, яке неодмінно приверне увагу кваліфікованого фахівця.

Персональна служба має важливу задачу - не лише готувати накази щодо прийому на роботу або звільнення, а й створювати привабливі та конкурентоспроможні оголошення, які зацікавлять талановитих і креативних людей, незалежно від того, чи вони є молодими спеціалістами або досвідченими професіоналами.

Як слід організувати процес адаптації новачка до роботи у громаді?

Приєднання нового співробітника відкриває нову главу в історії компанії. Для того, щоб новий член команди швидко адаптувався до колективу і почав продуктивно працювати, важливо забезпечити якісний процес інтеграції.

Ключові етапи адаптації на робочому місці включають введення в курс справ, знайомство з командою, детальне пояснення посадових обов'язків, надання необхідних ресурсів і розробку індивідуального плану розвитку.

Ефективна адаптація сприяє збільшенню лояльності співробітників, зниженню плинності кадрів, підвищенню продуктивності праці та поліпшенню іміджу компанії як привабливого роботодавця. Індивідуальний підхід, постійна підтримка, зворотний зв'язок і фокус на розвитку - це основні принципи успішної адаптації. Інвестуючи в адаптацію, компанія інвестує у своє майбутнє. Якщо цього немає, організація відчуває потребу в змінах.

Як надалі контролювати розвиток співробітника та його задоволеність робочими процесами?

Окрім процесу адаптації, співробітник повинен регулярно оцінювати свої результати і спільно з відділом кадрів планувати свій професійний розвиток.

Часто оцінка працівників сприймається як формальна процедура, яку потрібно пройти "для галочки". Але цей міф треба розвіяти. Сучасний підхід до оцінки персоналу передбачає зовсім інший погляд: відповідно до чинного законодавства, проводиться щорічна оцінка й атестація раз на чотири роки в органах місцевого самоврядування. На щорічну оцінку слід дивитися по-новому: це інструмент для наголошення на сильних сторонах працівника, визначення його потреб, планування навчання та розвитку.

Місто Суми, липень 2024 року

Річна оцінка дозволяє виявити сильні сторони працівника, визначити сфери, де потрібні рекомендації, і спланувати необхідне навчання. Створення навчальних планів та можливі кадрові зміни сприяють оптимальному використанню талантів.

Перед службою управління персоналом стоїть велике завдання - навчити цього своїх працівників. Якщо вони знають, що робити з персоналом, то можуть ефективно організувати роботу, розподілити завдання та донести керівництву потреби в навчанні та ресурсах. Адже задоволений працівник - це ефективний працівник, який досягає високих результатів і відчуває себе частиною команди.

Періодична оцінка результатів є важливим інструментом для виявлення шляхів покращення робочого середовища, що сприятиме підвищенню ефективності та комфорту. Навіть прості зміни, як-от розміщення горщика з квітами, заміна крісла на більш зручне чи оновлення комп'ютерної миші, можуть значно покращити самопочуття працівників.

Як конкретно атмосфера робочого середовища впливає на мотивацію та залучення працівників у громаді?

- Навіть в умовах воєнного стану та під звуки нестихаючих повітряних тривог працівники повинні відчувати себе частиною згуртованого колективу, що йде до спільної мети.

Це одна з проблем, з якою стикаються громади: як створити позитивний мікроклімат у команді та забезпечити продуктивну й теплу робочу атмосферу в умовах підвищеної складності.

Слід мати на увазі, що недостатність кадрів спричиняє підвищену навантаженість на інших співробітників, що може призвести до професійного вигорання. Виникає необхідність піклуватися про психічне здоров'я не тільки індивідуально, але й на рівні організації роботи всього колективу в органах місцевого самоврядування.

Чи функціонує це на практиці, щоб оновлена стратегія управління людськими ресурсами була успішною у громадах?

У багатьох регіонах можна спостерігати успішні приклади функціонування служб управління персоналом. Так, у Сумській, Київській, Закарпатській і Вінницькій областях вже відбуваються трансформації у структурах цих служб. Оновлюється законодавча база, надаються роз'яснення щодо нових методів роботи, створюються нові нормативні акти для підтримки плавного переходу до сучасних систем управління персоналом.

Цього року у рамках проєкту U-LEAD відбулася освітня ініціатива для фахівців з управління персоналом, яка залучила 24 учасники з різних куточків України. Вони обмінювалися досвідом і розповідали про поступові зміни в підходах до оцінювання працівників та оголошень про вакансії. Метою цієї програми було підтримати громади у переході від застарілих кадрових систем до сучасних служб управління персоналом, а також підготувати їх до впровадження нового Закону про службу в органах місцевого самоврядування.

Іноді зміни сприймаються критично, особливо тими, хто довго працював за звичним графіком. Однак важливо донести переваги нових підходів й адаптуватися до змін.

- Які альтернативні шляхи пошуку та залучення кадрів до органів місцевого самоврядування можна порадити в разі відсутності необхідних фахівців?

Одним із дієвих способів вирішення проблеми нестачі кадрів у місцевих органах влади є впровадження стажувальних програм. Такі програми дають можливість молодим і досвідченим працівникам оцінити, наскільки відповідна посада відповідає їхнім очікуванням та прийняти обґрунтоване рішення щодо подальшого працевлаштування.

Місто Суми, липень 2024 року

З іншого боку, для органу місцевого самоврядування стажування - це спосіб оцінити потенційного працівника: як він працює, чи підходить для цієї посади або, можливо, потребує підвищення кваліфікації.

Я сама колись була молодим спеціалістом на державній службі і йшла туди, щоб змінити свої місто й область. Якщо ви хочете, щоб ваша громада розвивалась, оберіть напрям, який вам цікавий: освіта, медицина, управління персоналом, ІТ, міжнародне співробітництво тощо.

На стажуванні ви зможете поєднати свої знання з досвідом старших колег, створити дієву комбінацію.

Стажувальні програми доступні для молоді в кожному органі місцевого самоврядування, адже важливо наповнювати ці структури новими ідеями та сучасними методами. Для новачків у професійній сфері участь у стажуванні - це унікальна можливість зрозуміти, як складаються бюджети, як розподіляються податки, та хто працює в селищній раді: це не просто будівля, а реальні люди - Тетяна, Лариса, Іван, Сергій, які разом змінюють вашу громаду.

- Як залучати молодь до такої роботи? Які канали комунікації використовувати?

- У кожної сільської, селищної та міської ради є свій офіційний сайт і сторінки в соцмережах. Я бачила багато голів громад, які записують відео для TikTok та Instagram.

Існує безліч способів для взаємодії: дні відкритих дверей, інформаційні стенди, виставки, спільні заходи та марафони, які демонструють, що ми живемо і працюємо для суспільства, і що суспільство — це ми.

- А як залучати потенціал ВПО до роботи в нових громадах?

- Один із дієвих шляхів залучення ВПО до працевлаштування - це співпраця із центрами зайнятості. Вони володіють актуальною інформацією про наявні вакансії та можуть допомогти підібрати фахівців із необхідними компетенціями.

Минулого року ми спільно з нашими громадами зосередилися на розробці програм підтримки внутрішньо переміщених осіб, обговорюючи можливі способи допомоги тим, хто тимчасово змінив місце проживання. Матеріальні ресурси, працевлаштування, дитячі садки та навчальні заклади - все це має велике значення для цих людей.

Досвід різних регіонів, таких як Полтавська і Хмельницька області, свідчить про те, що створення комфортних умов для проживання і роботи внутрішньо переміщених осіб є дієвим засобом залучення нових працівників. Практика показує, що забезпечення соціальним житлом стимулює людей до активної участі в житті громади.

Наприклад, деякі сільські та селищні громади вперше за роки отримали хороших професіоналів, як-от лікарів, стоматологів, освітян - саме з числа ВПО. Це важливо, адже люди хочуть повернутися додому, але наразі в іншій громаді вони мають можливість реалізувати себе професійно і не втратити свої навички. Це дійсно гарний варіант: громади можуть скористатися спеціалістами, а спеціалісти збережуть свої навички.

- Які бар'єри доводиться долати жінкам, які бажають освоїти нові професії, особливо ті, що традиційно вважалися чоловічими? Адже це теж спосіб боротьби з кадровим голодом, чи не так?

Значна частина наших чоловіків відповідально виконує свій обов'язок, захищаючи державу. Таким чином, перед громадами постає серйозний виклик: навчати жінок професіям, які традиційно вважалися чоловічими.

Для мене не існує поділу на чоловічі чи жіночі професії, є лише робота, заробітна плата й можливість розвитку. Мені відомі випадки, коли жінки з Сумщини, Миколаївщини та Дніпропетровщини працюють трактористками. Також я знаю жінок, які стали водійками швидких і різної важкої техніки, активно долучаючись до відновлення своєї країни.

Адже як спонукати жінок до нових професій? Тут, звісно, важлива особиста мотивація, але потрібна й додаткова підтримка через навчальні програми.

Ми повинні надати жінкам доступ до високоякісної освіти та необхідних матеріальних ресурсів, інформувати їх про переваги сучасних професій і можливості працевлаштування, а також забезпечити консультації від досвідчених експертів, які сприятимуть їхній адаптації до нових ролей. Це допоможе їм розкрити свій потенціал і покращити життя в їхніх громадах.

Як трансформувалася кадрова ситуація в органах місцевого самоврядування після впровадження нових кадрових політик? Чи дозволяють ці практики досягти стабільності?

З моєї точки зору, ситуація поступово стабілізується. Хоча спостерігається міграція населення, місцеві органи влади активно застосовують різноманітні заходи для збереження ресурсів: пропонують конкурентну заробітну плату, можливість віддаленої роботи, гнучкий графік та часткову зайнятість.

Інтернатура та кадровий резерв – це дійсно дієві інструменти. Проте для того, щоб громади могли ефективніше керувати людськими ресурсами, важливо продовжувати впроваджувати європейські підходи. Регулярна підготовка працівників органів місцевого самоврядування становить інвестицію в майбутнє громади. У результаті фахівці здобувають необхідні знання та навички, усвідомлюють перспективи своєї професії та можуть більш ефективно вирішувати щоденні завдання.

Важливо розуміти, що потреби різних громад значно варіюються. Наприклад, у прикордонних районах діють одні методи, тоді як у громадах, що не зазнали впливу бойових дій, застосовуються зовсім інші підходи. Однак ключовим залишається фокус на потребах людей, сприяння їхньому навчанню, розвитку та формуванню позитивного середовища.